Note de frais kilométrique

Il existe de nombreux logiciels vous permettant de gérer vos notes de frais telles que les notes de frais kilométriques. Si vous envisagez de souscrire à un logiciel de note de frais, nous vous conseillons Mooncard.

Par Nathalie Pouillard le 25. La note de frais kilométriques est remboursée en application du barème kilométrique de l’administration fiscale, aux frais réels. Le barème fiscal des indemnités kilométriques est publié annuellement, au mois de février en général. Il s’applique pour l’année en cours : les montants des indemnités doivent donc être régularisés sur cette base pour les mois qui précèdent.

Chaque mois, l’employeur doit établir une fiche de paie justifiant la rémunération du salarié. Cette rémunération est déterminée par la déclaration de revenu du salarié qui détermine le calcul de son impôt (IR) en tenant compte des frais professionnels engagés (repas, transport, etc.). Bon à savoir : les frais de péage, de parking ou de restauration ne sont pas inclus dans le remboursement des frais kilométriques, de même que l’achat de titres de transport en commun.

Ils peuvent éventuellement faire l’objet de notes de frais, en accord avec l’employeur. Un modèle Excel de notes de frais, complet et gratuit. Cliquez ici pour accéder à un modèle Excel de notes de frais, incluant les frais kilométriques, mais aussi les frais de taxi, voyages, hôtel, restaurant… Bonus : Des outils Excel pour gérer votre entreprise (gratuit).

Prenez en photo votre justificatif et N2F remplit automatiquement vos dépenses ! Le baromètre kilométrique comprend la puissance du véhicule (cv), le nombre de kilomètres parcourus, l’assurance, les frais d’entretien et l’usure du véhicule. Chaque entreprise va pouvoir paramétrer ses coefficients kilométriques dans son interface e2Time. Ces coefficients kilométriques seront alors automatiquement pris en charge lors de la création d’une note de frais.

Calcul des frais kilométriques. Le calcul des frais kilométriques est un peu particulier et dépend du nombre de kilomètres parcourus (attention, les indemnités kilométriques n’incluent pas les frais de péage ou de parking, ici contenus dans « Autres »). Ils peuvent toutefois être remboursés “au réel” au salarié par l’entreprise, sur présentation d’un justificatif de dépenses. Les frais kilométriques.

Une seule application de notes de frais pour gérer vos dépenses où que vous soyez ! La note de frais de déplacement permet de calculer le montant des indemnités kilométriques que percevra le salarié en contrepartie de l’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de son travail. La note de frais est un poste de dépense à l’exemple de note de frais kilométrique que surveillent attentivement l’administration fiscale et l’Urssaf.

Vous devez alors concevoir un modèle qui respecte bien les normes exigées. Le calcul des indemnités kilométriques n’est pas une démarche très compliquée à partir du moment où tous les éléments sont en notre possession. Pour simplifier ses calculs et accélérer ses démarches, Spendesk met à votre disposition gratuitement un simulateur permettant de calculer automatiquement vos notes de frais kilométriques.

Ensuite, le gérant doit établir ses notes de frais en récapitulant les kilomètres effectués à titre professionnel avec son véhicule personnel (date, motif du déplacement, nombre de kilomètres…). Normalement, l’indemnité kilométrique sera plus importante que le ticket de carburant étant donné que le barème fiscal.

Pour intégrer dans votre note de frais des indemnités kilométriques, vous devez signaler : Le motif du déplacement, Le lieu de la mission, Le kilométrage effectué, Et la puissance fiscale du véhicule utilisé (justifiée avec la carte grise). De même, les indemnités kilométriques que le dirigeant ou le salarié demande à l’entreprise par le biais de leurs notes de frais ne supportent pas la TVA, il n’y a donc également pas de récupération de TVA sur ces dépenses.

Elle prend en charge les notes de frais kilométriques, et met à votre disposition des modèles de dépenses (parking, restaurant, hôtel, carburant, etc.) destinés à vos salariés. Chaque note de frais est ensuite réunie dans un fichier (CSV, PDF ou Excel), puis sont ensuite envoyés au service comptable pour un remboursement rapide.

Ces frais sont ensuite remboursés par l’employeur. Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ? Une note de frais kilométrique est un document justificatif reprenant différentes informations sur la dépense liée à un déplacement professionnel. Ce montant de la distance parcourue et du type de véhicule utilisé. Il faut alors pointer toutes les étapes sur le chemin, vérifier les trajets proposés par la carte, les éventuels détours, et ce, pour chaque déplacement.

Une dépense égale un justificatif ! Sans ça, vous ne pourrez jamais envisager un remboursement de vos frais. On vous explique comment calculer vos frais kilométriques avec le barème kilométrique de l’administration fiscale.

Montant de l’indemnité kilométrique du déplacement (nombre de kilomètres x indemnité kilométrique unitaire) Le remboursement des frais kilométriques pourra être effectué par la société à la personne ayant utilisé son véhicule personnel pour son activité mensuel par exemple.